一、总则
为加强驿站档案管理，有效地保护和利用档案，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合驿站实际情况，制定本制度。
二、档案管理机构及职责
1. 设立驿站档案管理部门，配备专职或兼职档案管理人员，负责驿站档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
2. 档案管理人员职责：
- 认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定驿站档案管理制度并组织实施。
- 负责接收、整理、保管驿站的各类档案，确保档案的完整、安全。
- 开展档案的利用服务工作，为驿站的各项工作提供档案信息支持。
- 对驿站各部门的档案工作进行指导、监督和检查。
三、档案的收集与归档
1. 档案的收集范围包括商会在各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
- 文书档案：包括驿站的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告等。
- 财务档案：会计凭证、账簿、报表等财务资料。
- 会员档案：会员的基本信息、入会申请、活动记录等。
- 活动档案：驿站组织的各类活动的方案、照片、视频等。
2. 档案的归档要求：
- 归档的文件材料应完整、准确、系统，反映驿站各项活动的真实面貌。
- 归档的文件材料应按照规定的分类方案进行整理，编制目录，便于查找和利用。
- 归档的文件材料应采用耐久性强的书写材料和载体，如碳素墨水、激光打印等。
四、档案的保管
1. 驿站应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设施，如档案柜、灭火器、温湿度计等，确保档案的安全保管。
2. 档案库房应保持清洁、通风、干燥，温度和湿度应符合档案保管的要求。
3. 对重要档案应采取备份、异地保存等措施，防止档案的丢失和损坏。
五、档案的利用
1. 驿站档案主要为驿站内部各项工作服务，同时也可为会员和社会提供一定的利用服务。
2. 档案利用者应填写档案利用申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅档案。
3. 档案利用者应遵守档案利用的规定，不得擅自复制、摘抄档案内容，不得损坏、丢失档案。
六、档案的鉴定与销毁
1. 驿站应定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。
2. 对已失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。档案销毁前，应编制档案销毁清册，经驿站领导批准后，由档案管理部门和相关部门共同监销。
七、附则
1. 本制度由驿站档案管理部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
